Sinn und Zweck von Städtepartnerschaften ist das freiwillige Zusammenfinden von Menschen über Grenzen hinweg. Sie sollen die das friedliche Zusammenleben über Grenzen hinweg fördern und dienen dem wirtschaftlichen und kulturellen Austausch.

In der Vergangenheit haben sich daher Städte nach entsprechenden Partnerstädten umgesehen. Dabei spielt die Größe der Stadt, die Struktur der Stadt (zum Beispiel ländlich geprägt oder Industriestadt) sowie beispielsweise auch das Vereinsleben eine besondere Rolle. Im Vorfeld wird dabei meist geprüft, ob es evtl. bereits private Kontakte von Bürgern, örtlichen Kommunalpolitikern oder aber auch von Schulen zu einer Kommune im Ausland gibt, die ggf. intensiviert werden könnten und dann in eine Städtepartnerschaft münden könnten. Sind solche Kontakte nicht vorhanden, werden "partnerschaftswillige" Kommunen auch von überörtlichen Organisationen vermittelt.

Viele Städte, die eine internationale Partnerschaft eingehen wollen werden auch auf der Webseite des "Rates der Gemeinden und Regionen Europas" veröffentlicht. Hier werden etwa auch Musterverträge für Partnerschaften veröffentlicht. Stimmen verschiedene Kriterien überein, kommt es zu einem Besuch der Verwaltungsspitze (Bürgermeister, Gemeinderat) und einem entsprechenden Gegenbesuch. Ein positives Echo führt dann meist zur formellen Aufnahme einer Städtepartnerschaft, die mit der Unterzeichnung der Partnerschaftsurkunde besiegelt wird.

In der Folgezeit werden dann je nach Engagement der Städte oftmals jährliche Besuche organisiert. Die Initiative hierzu geht entweder von der Stadtverwaltung, gelegentlich auch von Vereinen aus. Die Besucher sollen dann meist bei privaten Gastgebern untergebracht sein, was das Zusammenwachsen der Völker fördert. Nehmen Vereine an einem solchen Austausch teil, so werden nicht selten gemeinsame Veranstaltungen, etwa Spiele (bei Sportvereinen) oder Konzerte (bei Musikvereinen oder Chören) veranstaltet.

Gemeinden, die intensive europäische Partnerschaftskontakte unterhalten, können sich auch um Auszeichnungen des Europarats bewerben. Hierbei gibt es folgende Formen von Ehrungen: "Europadiplom", "Europaplakette", "Ehrenfahne" und "Europapreis". Diese werden stufenweise vergeben, das heißt zunächst muss eine Bewerbung um das Europadiplom erfolgen. Wird dieses gewährt, kann sich die Kommune später um die Europaplakette etc. bewerben.

Eine schwächere Form der Städtepartnerschaft ist die Städtefreundschaft. Sie ist meist zeitlich begrenzt oder bezieht sich nur auf bestimmte Projekte einer Beziehung. Eine noch schwächere Form ist der Städtekontakt, welcher nur eine lose Beziehung zwischen zwei Städten oder Gemeinden darstellt (Beispiele sind hier etwa die zahlreichen Kontakte deutsch-deutscher Kommunen nach der Wende).