في العديد من مجالات الحياة اليومية، تنشأ الحاجة إلى تصديق المستندات أو النسخ، وكذلك المستنسخات أو النسخ المطبوعة من المستندات. الشرط الأساسي للتصديق الرسمي على الوثائق والنسخ هو أن يكون الأصل صادرًا عن سلطة ألمانية، أو أن تكون الوثيقة أو النسخة المراد التصديق عليها مطلوبة لتقديمها إلى إحدى السلطات، مثل الشهادات وشهادات الترخيص الطبية والقرارات الرسمية.

لايجوز التصديق رسمياً على الوثائق والنسخ إذا

• لم يتم إصدار الأصل من قبل سلطة رسمية، ولا يكون التصديق مخصصًا لتقديمه إلى سلطة رسمية (مثل ما يُعرف بـ«إقرارات وشهادات مواطني الرايخ»، ووثائق التمويل، وشؤون الميراث)،
• تكون الصلاحية الحصرية لسلطة أخرى (مثل: شهادات الأحوال المدنية - مكتب الأحوال المدنية فقط، والمقتطفات المصدقة من السجل العقاري - مكتب السجل العقاري فقط)،
• كان هناك ما يبرر الافتراض بأن المحتوى الأصلي للوثيقة، التي يُراد تصديق نسختها المصورة أو نسختها المكتوبة أو نسختها المطبوعة، قد تم تغييره، لا سيما إذا كانت هذه الوثيقة تحتوي على فراغات، أو شطب، أو إدراج، أو تعديلات، أو كلمات أو أرقام أو رموز غير مقروءة، أو آثار محو للكلمات والأرقام والرموز، أو إذا كان الترابط بين أوراق مستند مكون من عدة أوراق قد انقطع،
• أو إذا كان التصديق العام، الذي يصدر عن كاتب عدل أو محكمة ولا يمكن استبداله بتوثيق رسمي، مطلوبًا بدلاً من التصديق الرسمي،

وإذا لم تكن الوثيقة مكتوبة باللغة الألمانية، فيجوز طلب ترجمة مصدقة للتحقق من وجود حظر على التصديق. ولا تتأثر الأحكام المتعلقة بالتصديق على الوثائق الأجنبية عن طريق التصديق أو الأبوستيل.