В много сфери от ежедневието възниква необходимост от заверение на документи или копия, както и на преписи или разпечатки на документи. Условие за официалното заверение на документи и копия е оригиналът да е издаден от германски орган или документът, който подлежи на заверение, съответно копието, да е необходимо за представяне пред орган, например свидетелства, удостоверения за правоспособност и решения.

Документите и копията немогат да бъдат официално заверени , ако

• нито оригиналът е издаден от орган, нито легализацията е предназначена за представяне пред орган (например т.нар. „декларации и удостоверения на имперски граждани“, документи за финансиране, наследствени въпроси),
• има изключителна компетентност на друг орган (например актове за гражданско състояние – само от службата по гражданско състояние, заверени извлечения от кадастъра на недвижимите имоти – само от кадастралната служба),
• има основание да се предполага, че първоначалното съдържание на документа, чиято фотокопия, препис или разпечатка трябва да бъде заверена, е било променено, особено ако този документ съдържа пропуски, зачерквания, вмъквания, промени, нечетливи думи, цифри или знаци, следи от изтриване на думи, цифри и знаци, или когато е нарушена последователността на документ, състоящ се от няколко листа,
• вместо официално заверение се изисква публично заверение, изготвено от нотариус или съд, което не може да бъде заменено с официално удостоверяване,

Ако документът не е съставен на немски език, може да се изисква заверен превод, за да се провери наличието на забрана за заверение. Разпоредбите относно удостоверяването на чуждестранни документи чрез легализация или апостил остават в сила.