Во многих сферах повседневной жизни возникает необходимость в заверении документов или копий, а также выписок или распечаток документов. Условием для официального заверения документов и копий является то, что оригинал был выдан немецким государственным органом или что заверенный документ либо копия необходимы для представления в государственный орган, например, аттестаты, свидетельства о праве на занятие медицинской практикой и официальные уведомления.

Документы и копии неподлежат официальному заверению , если

• ни оригинал не был выдан органом власти, ни заверение не предназначено для представления в орган власти (например, так называемые «заявления и документы «граждан Рейха», документы о финансировании, вопросы наследования)
• исключительная компетенция принадлежит другому органу (например, акты гражданского состояния — только ЗАГС, заверенные выписки из кадастра недвижимости — только кадастровое управление),
• есть основания полагать, что первоначальное содержание документа, копия, перепис или распечатка которого подлежит заверению, было изменено, в частности, если данный документ содержит пропуски, зачеркивания, вставки, исправления, неразборчивые слова, цифры или знаки, следы удаления слов, цифр и знаков, либо если нарушена связь между листами документа, состоящего из нескольких листов,
• вместо официального заверения требуется публичное заверение, оформляемое нотариусом или судом и не подлежащее замене официальным заверением,

если документ составлен не на немецком языке, может потребоваться заверенный перевод для проверки наличия запрета на заверение. Положения о подтверждении иностранных документов посредством легализации или апостиля остаются в силе.