În multe domenii ale vieții cotidiene apare necesitatea de a autentifica documente sau copii, precum și extrase sau tipăriri ale documentelor. Condiția prealabilă pentru legalizarea oficială a documentelor și a copiilor este ca originalul să fi fost eliberat de o autoritate germană sau ca documentul sau copia care urmează să fie legalizată să fie necesară pentru prezentarea la o autoritate, de exemplu, diplome, certificate de autorizare și decizii administrative.

Documentele și copiile nupot fi legalizate oficial dacă

• nici originalul nu a fost întocmit de o autoritate și nici legalizarea nu este destinată prezentării la o autoritate (de exemplu, așa-numitele „declarații și acte ale cetățenilor Imperiului”, documente financiare, chestiuni legate de moștenire),
• competența exclusivă revine unei alte autorități (de exemplu, actele de stare civilă numai de către Oficiul Stării Civile, extrase legalizate din cadastrul imobiliar – numai de către Oficiul Cadastral),
• există motive întemeiate să se presupună că conținutul inițial al documentului, a cărui copie, transcriere sau imprimare urmează să fie legalizată, a fost modificat, în special dacă acest document conține lacune, tăieturi, inserții, modificări, cuvinte, cifre sau semne ilizibile, urme de ștergere a cuvintelor, cifrelor și semnelor sau dacă coerența unui document format din mai multe foi este afectată,
• în locul unei autentificări oficiale este necesară o autentificare publică, întocmită de un notar sau de o instanță și care nu poate fi înlocuită cu o autentificare oficială,

Dacă actul nu este redactat în limba germană, se poate solicita o traducere legalizată pentru a verifica existența unei interdicții de legalizare. Dispozițiile privind confirmarea actelor străine prin legalizare sau apostilă rămân neschimbate.