W wielu dziedzinach życia codziennego pojawia się konieczność poświadczenia dokumentów lub kopii, a także odpisów lub wydruków dokumentów. Warunkiem urzędowego poświadczenia dokumentów i kopii jest to, aby oryginał został wydany przez niemiecki organ administracji publicznej lub aby dokument lub kopia, które mają zostać poświadczone, były potrzebne do przedłożenia w urzędzie, np. świadectwa, dyplomy uprawniające do wykonywania zawodu oraz decyzje.

Dokumenty i kopie niemogą zostać poświadczone urzędowo , jeżeli

• ani oryginał nie został sporządzony przez organ władzy, ani poświadczenie nie jest przeznaczone do przedłożenia w urzędzie (np. tzw. „oświadczenia i dokumenty obywateli Rzeszy”, dokumenty finansowe, sprawy spadkowe),
• wyłączna kompetencja leży w gestii innego organu (np. akty stanu cywilnego – wyłącznie urząd stanu cywilnego, poświadczone wypisy z katastru nieruchomości – wyłącznie urząd katastralny),
• istnieje uzasadnione podejrzenie, że pierwotna treść dokumentu, którego kopia, odpis lub wydruk ma zostać poświadczony, została zmieniona, w szczególności jeśli dokument ten zawiera luki, przekreślenia, wstawki, poprawki, nieczytelne słowa, cyfry lub znaki, ślady usunięcia słów, cyfr i znaków lub gdy utracono spójność dokumentu składającego się z kilku kartek,
• zamiast poświadczenia urzędowego wymagane jest poświadczenie publiczne sporządzone przez notariusza lub sąd, którego nie można zastąpić poświadczeniem urzędowym,

Jeżeli dokument nie jest sporządzony w języku niemieckim, można zażądać uwierzytelnionego tłumaczenia w celu sprawdzenia, czy nie występuje zakaz poświadczania. Przepisy dotyczące potwierdzania dokumentów zagranicznych poprzez legalizację lub apostille pozostają nienaruszone.