У багатьох сферах повсякденного життя виникає необхідність засвідчення документів або їх копій, а також виписок чи роздруківок. Умовою офіційного засвідчення документів та копій є те, що оригінал був виданий німецьким державним органом або що документ чи копія, які підлягають засвідченню, необхідні для подання до державного органу, наприклад, атестати, свідоцтва про право на заняття медичною діяльністю та рішення органів влади.

Документи та копії неможуть бути офіційно засвідчені , якщо

• ні оригінал не був виданий державним органом, ні засвідчення не призначене для подання до державного органу (наприклад, так звані «заяви та документи громадян Рейху», документи про фінансування, справи про спадщину),
• виключна компетенція належить іншому державному органу (наприклад, документи про цивільний стан — лише РАГС, засвідчені виписки з кадастру нерухомості — лише кадастрове управління),
• є підстави припускати, що первісний зміст документа, копія, виписка або роздруківка якого підлягають засвідченню, було змінено, зокрема, якщо цей документ містить пропуски, викреслення, вставки, зміни, нерозбірливі слова, цифри чи знаки, сліди видалення слів, цифр і знаків, або якщо порушено послідовність документів, що складаються з декількох аркушів,
• замість офіційного засвідчення необхідне публічне засвідчення, яке оформлюється нотаріусом або судом і не може бути замінено офіційним посвідченням,

Якщо документ складений не німецькою мовою, може вимагатися завірений переклад для перевірки наявності заборони на засвідчення. Положення щодо підтвердження іноземних документів шляхом легалізації або апостилю залишаються незмінними.