Dans de nombreux domaines de la vie quotidienne, il est nécessaire de faire certifier des documents ou des copies, ainsi que des transcriptions ou des impressions de documents. Pour que des documents et des copies puissent faire l'objet d'une certification officielle, il faut que l'original ait été délivré par une autorité allemande ou que le document ou la copie à certifier soit destiné à être présenté à une autorité, par exemple des diplômes, des certificats d'autorisation d'exercer et des décisions administratives.

Les documents et copies nepeuvent pasfaire l’objet d’une certification officielle si

• ni l’original n’a été établi par une autorité, ni la certification n’est destinée à être présentée à une autorité (par exemple, les « déclarations et actes de citoyens du Reich », les documents financiers, les affaires successorales),
• la compétence exclusive revient à une autre autorité (par exemple, les actes d’état civil relèvent uniquement du bureau d’état civil, les extraits certifiés du cadastre immobilier – uniquement par le service du cadastre),
• l’on a des raisons de supposer que le contenu initial du document dont la photocopie, la copie ou l’impression doit être certifiée a été modifié, en particulier si ce document comporte des lacunes, des ratures, des ajouts, des modifications, des mots, chiffres ou signes illisibles, des traces de suppression de mots, chiffres et signes, ou lorsque la cohérence d’un document composé de plusieurs feuilles est rompue,
• lorsqu’une certification publique, établie par un notaire ou un tribunal, est requise à la place d’une certification administrative et ne peut être remplacée par un acte officiel,

Si l’acte n’est pas rédigé en allemand, une traduction certifiée conforme peut être exigée afin de vérifier l’existence d’une interdiction de certification. Les dispositions relatives à la certification des actes étrangers par légalisation ou apostille restent inchangées.