Официалното заверение на подписи служи за проверка на самоличността. Компетентният орган може да завери подписи, ако

• подписаният документ е необходим за представяне пред германски орган или друга институция, на която съгласно законова разпоредба трябва да бъде представен подписаният документ, и
• подписът е положен в присъствието на служителя, извършващ удостоверяването.

Подписите немогат да бъдат официално заверени , ако:

• те изискват публично удостоверяване от нотариус (§ 129 Граждански кодекс (BGB)), например
  • удостоверяване на подписи под договори или декларации в областта на семейното и наследственото право;
  • в дела, свързани с регистъра на сдруженията и търговския регистър;
• са представени без съпътстващ текст (празни подписи),
• представеният документ не е необходим за представяне пред държавен орган или друга институция, пред която по силата на нормативен акт трябва да се представи подписаният документ (например т.нар. „декларации и удостоверения на имперски граждани“) или се отказва да бъде прочетен,
• документите са изготвени на чужд език.