Legalizarea oficială a semnăturilor are rolul de a verifica identitatea. Autoritatea competentă poate legaliza semnăturile atunci când

• documentul semnat este necesar pentru a fi prezentat unei autorități germane sau unei alte instituții căreia, în temeiul unei dispoziții legale, trebuie să i se prezinte documentul semnat și
• semnătura este aplicată în prezența funcționarului care efectuează legalizarea.

Semnăturile nupot fi legalizate oficial dacă:

• acestea necesită autentificare publică de către un notar (§ 129 din Codul civil german (BGB)), de exemplu
  • legalizările semnăturilor de pe contracte sau declarații din domeniul dreptului familiei și al succesiunilor;
  • în chestiuni privind registrele asociațiilor și registrele comerciale;
• sunt prezentate fără text însoțitor (semnături în alb),
• documentul prezentat nu este necesar pentru depunerea la o autoritate sau la o altă instituție căreia, în temeiul unei dispoziții legale, trebuie să i se prezinte documentul semnat (de exemplu, așa-numitele „declarații și acte ale cetățenilor Reich-ului”) sau se refuză citirea acestuia,
• documentele sunt redactate într-o limbă străină.