Офіційне засвідчення підписів слугує для перевірки особи. Компетентний орган може засвідчити підписи, якщо

• підписаний документ необхідний для подання до німецького органу влади або іншої установи, якій відповідно до нормативно-правового акту має бути подано цей документ, та
• підпис ставиться у присутності співробітника, який здійснює засвідчення.

Підписи неможуть бути офіційно засвідчені , якщо:

• вони потребують публічного засвідчення нотаріусом (§ 129 Цивільного кодексу (BGB)), наприклад,
  • засвідчення підписів під договорами або заявами у сфері сімейного та спадкового права;
  • у справах, що стосуються реєстру об’єднань та торгового реєстру;
• вони подаються без супровідного тексту (порожні підписи),
• поданий документ не потрібен для подання до органу влади або іншої установи, якій на підставі правової норми має бути поданий підписаний документ (наприклад, так звані «заяви та документи громадян Рейху») або відмовляються його прочитати,
• документи складені іноземною мовою.