Urzędowe poświadczenie podpisów służy weryfikacji tożsamości. Właściwy organ może poświadczyć podpisy, jeżeli

• podpisany dokument jest potrzebny do przedłożenia niemieckim organom lub innym instytucjom, którym na mocy przepisów prawnych należy przedłożyć ten dokument, oraz
• podpis zostanie złożony w obecności pracownika dokonującego poświadczenia.

Podpisy niemogą być urzędowo poświadczane, jeżeli:

• wymagają one poświadczenia urzędowego przez notariusza (§ 129 Kodeksu cywilnego (BGB)), np.
  • poświadczenia podpisów na umowach lub oświadczeniach z zakresu prawa rodzinnego i spadkowego;
  • w sprawach dotyczących rejestru stowarzyszeń i rejestru handlowego;
• zostały przedłożone bez towarzyszącego tekstu (podpisy na pustym formularzu),
• przedłożony dokument nie jest wymagany do przedłożenia organowi administracyjnemu lub innej instytucji, której na mocy przepisów prawnych należy przedłożyć podpisany dokument (np. tzw. „oświadczenia i dokumenty obywateli Rzeszy”) lub odmówiono ich przeczytania,
• dokumenty są sporządzone w języku obcym.